告白：規模拡大して効率化→受注業務がパンクした末路とは…。
おはようございます。昨夜は夜7時にお布団に入り（まだ外はまだ明るい）10時間以上寝て今日は体調絶好調なメロンおじさん寺坂祐一です。
初物寺坂メロン、収穫ピークに入りメロン選果場にたくさんメロンが並びました＼(^o^)／
網目模様もきれいで納得の仕上がりです。もちろん最近天候も良いので、そして朝は10度まで冷え込むので糖度もおいしさもぱっちりです
んで、冒頭のお話。
【効率化と手抜きは紙一重】③
・規模拡大を効率化→逆に効率落ちてるじゃん…。
について。
メロンの発送業務で注意しなければならないことの一つが【誤発送】。通販業務の発送ミスです。
メロンの玉数が合っているか？
納品書と送り状が間違っていないか？
熨斗とかメッセージカードが正しいか？
などなど。注意しなければならないポイントがたくさんあります。この辺は通販業務の大事なところ
。
お取り寄せでせっかく産地直送おいしいメロンが届いた！とお客様が喜ばれているのに、玉数が違ったり、請求書が違う人のが入っていたりしたら事件です。クレームです。
今では発送ミスはほとんど無いのですが（受注時の入力間違いとはか少数ある）、お取り寄せ通販を始めたときから数年間は悲惨でした。
20年ぐらい前かな…。
メロンが予定より早くどっさり採れてしまってオーバーフロー。
宅配業者さんの集荷時間間際になって、あわてて選果・発送の作業を複数人でダーッとやったことがありまして…。
3日後…。
クレームの電話が鳴りまくりました
「メロンの数が違うんだけど！」
「請求書が付いていないじゃないか！」
「熨斗付け頼んだのに、付いていないよ！」
などなど、クレーム対応に追われまくってその対応に人員がとられ、再発送の仕事が増えて、さらには直販新規のメロン受付注文の業務が進まなくなり、という負のループ真っ逆さまに落ちていきました。
思い出すだけでも恐ろしい
メロンの生産量を規模拡大したのに、発送現場での実務面での問題がボトルネックになってしまって、危機的な状況になりました。
まさに【効率化と手抜きは紙一重】
・規模拡大を効率化→逆に効率落ちてるじゃん…。という状態です。
少しずつそのボトルネック解消に改善と投資を進めて、とくに販売管理システム『農家のクラウド』導入によって発送チェック機能も好を期して、今ではほぼ通販部門の発送ミスはありません。
写真3枚目が、宅配便業者さんにメロンを渡す直前に、出荷表と送り状のバーコードを販管システムに読み込んで最終チェックしているところです。
写真4枚目は出荷表のチェック欄。
赤丸をした文字はチェックした人の記号的文字なのです。
この例だと、メロンを出荷通りに箱詰めしたら、次の人がシールを貼ってリーフレットを入れて『竹』と出荷表に記入。そして次の工程へ。
次の人『吉』はシールとリーフレットを確認して熨斗と送り状と内容が間違っていないかチェックして『吉』記入してつぎの工程へ。
次の人はバンドを掛けするまえに蓋を開けて中と伝票類をチェックして『1』を記入。
次に全自動梱包機でバンド掛けする係の人が、同じようにチェックして『つ』を記入、つぎへ。
バンド掛けしたあとは送り状シールを貼り付けて、時間指定シールなども貼って『み』を記入、つぎへ。
そして最後が写真3枚目、販売管理システム『農家のクラウド』に接続したバーコードリーダーで、出荷表と送り状の納品請求書のバーコードを読み込んで照合。
システム画面でOKでたら、ようやく宅配便業者さんへ荷渡しする置き場にメロンが摘まれていきます。
これで6重チェック。選果場・発送現場での発送ミスほぼ出ることはありません(^^)
しかも、流れ作業となっているので効率もなかなか良くなっています。
やっぱり、大事なところはしっかりと手間暇かけてちゃんとやらないと【効率化と手抜きは紙一重】という言葉通りに手抜きが新たな余計な仕事を生み出すことになってしまいますね
今日は
・規模拡大を効率化→逆に効率落ちてるじゃん…。
3回目の事例をお話しさせていただきました。
今日は雨。メロンの直販通販・全国発送を進めながらも8月収穫分のメロンの整枝作業を一気に片付けます。
＃受注班はあなたからのご注文をお待ちしています
では今日も一日、やっぱり睡眠は大事だな、って再確認しながらも自分と自分の周囲の人がより一層幸せに豊かになるよう、自分の能力を発揮します(^^)/
北海道・富良野からおいしいメロン・野菜を全国にお届けし、お客様に「おいしいっ」と喜んでほしい』を理念と据え、産地直送に取り組む農業を続けています。